规章制度

第一章总则

第一条为做好学生管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我校具体情况，制定本规定。

第二条学生档案管理工作本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条各学院负责学生档案材料的建立和日常管理工作，学生处负责毕业生档案的审核和封签工作及档案的管理和保管工作。

第二章收集的范围

第四条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

1、考生档案

2、学籍注册登记表

3、录取通知书

4、成绩单

5、毕业生派遣证

6、实习总结

7、学生在校期间获得国家级、省市级和校级等各类表彰所形成的材料及登记表。

8、毕业生登记表。

9、学生处、教务处和各学院提供的学生在校期间违反校规、校纪及触犯国家法律形成的处理意见。

10、评优材料

11、可供组织参考的其他材料。

第三章归档要求

第五条档案必须是办理完毕的正式材料。

第六条学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明学院、年级、专业、学生姓名及生源地区。

第七条手续必须完备。凡材料规定有组织审查盖章的，必须加盖公章，需要领导签字的必须签字；个人文字材料必须由本人签字。

第八条各类材料必须只能用碳素或蓝黑墨水书写。

第四章档案的借阅

第九条经学院领导批准，学生处审批后，辅导员可借阅本专业的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。

第十条学生个人不得查阅本人或借阅本人或他人档案。

第十一条档案一般不外借。特殊情况如需借出使用，经学生处主管副处长审核，处长审批，报学校主管领导批准后方可办理借用手续。

第五章档案的传递

第十二条新生入学后，学生应将本人档案上交辅导员，由辅导员交送至学生处档案室保管。学生不上交档案原则上不予注册学籍。

第十三条学生转学、转专业，应及时将档案转给新的主管单位。

第十四条转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转出转入。

第十七条毕业生档案派遣要求

1、毕业生档案由学生处负责派遣到学生生源所在地人事管理部门，或按毕业生就业报到证上签发的单位派遣。考取“专升本”学生，由学校统一邮寄（特殊情况，另行处理）。

2、保留学籍的学生、出国的学生以及改派、缓派的学生，其档案可暂存学校。

3、退学的学生，办理学籍异动手续后，凭学籍异动手续，经学院领导及学生处领导同意后，领取本人档案。

第六章纪律要求

第十八条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十九条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第二十条任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违法管理的工作人员,由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章附则

第二十一条本办法解释权归学生处。

第二十二条本办法自发布之日起执行。

铁岭师专学生处

2015年4月14日